使用申請の手引き
※2011年4月時点で予定されている内容を記載しております。
「使用申請の手引き」では、ご使用の申込方法や、申込みに当たっての注意事項をご案内しております。本ページと「使用の手引き」をよくお読みの上、申込み・ご使用いただきますようお願いいたします。
開館時間
午前9時から午後10時まで
休館日
毎週水曜日（水曜日が祝日にあたるときは、その翌日以降の最初の平日）
年末年始（12月29日〜1月3日）
上記の休館日以外で会館が定める保守点検日
上記休館日に特に開館が必要である場合は、別に休館日を定めます。
使用時間
- 当館の使用時間は1時間単位です。ただし、備品については単位の異なるものもあります。
- 開館時間外の使用については、申請時に協議が必要です。
- 使用時間には、舞台・楽屋・受付等の準備から片付けまで及び主催者・出演者・来場者の入館から退館までなど、施設使用に要する全ての時間を含みます。
- 使用者の都合によって許可時間を過ぎた場合は、超過時間に応じて使用料を頂きますので、ご使用時間及び開館時間内に全てが終了するようご計画ください。なお、超過時間は、1時間未満を全て1時間として計算します。
※前日準備をし他者が施設を使用できないようにする場合は、閉館時間までのご利用扱いになります。
使用申請の流れ
- 舞台・音響・照明の打合せが必要な催し物等の場合
- 打ち合わせを必要としない場合
受付期間
受付期間は、特別な場合を除き、原則として次のとおりとします。また、連続使用は原則として14日までとします。
ホールエリア
| 区分 | 使用内容の例 | 使用申請期間 |
|---|---|---|
| ホールエリア全体を使用する場合 （公演当日前後の日を含む） |
公演、発表会、大会など | 使用日の1年前の月の初日から 使用日の3週間前【注1】まで |
| ステージ上のみを使用する場合 ホワイエのみを使用する場合 |
ミニコンサート、レコーディング、舞台練習、展示など | 使用日の6ヶ月前の月の初日から 使用日の3週間前【注1】まで 当日申請可の場合もあり【注2】 |
| その他の場合 | 楽屋のみの使用 | 使用日の3週間前から前日まで |
棚田テラス
| 区分 | 使用内容の例 | 使用申請期間 |
|---|---|---|
| ホール又はアリーナでの公演・大会等に 伴い使用する場合 |
公演、大会の控室など | 使用日の1年前の月の初日から 使用日の3週間前【注1】まで |
| その他の場合 | ミニコンサート、講演会、 講習会、展示会、会議など |
使用日の6ヶ月前の月の初日から 使用日の3週間前【注1】まで 当日申請可の場合もあり【注2】 |
| 定期的に使用する場合 | 教室、セミナーなど | 各区分【注3】の2ヶ月前まで |
アリーナエリア
| 区分 | 使用内容の例 | 使用申請期間 |
|---|---|---|
| アリーナエリア全体を催しに使用する場合 | 大型イベント、コンベンション、スポーツ大会、大型展示会など | 使用日の1年前の月の初日から 使用日の3週間前【注1】まで |
| アリーナを部分使用する場合 | スポーツ大会など | 使用日の6ヶ月前の月の初日から |
| 定期的に使用する場合 | リーグ戦、練習など | 各区分【注3】の2ヶ月前まで |
【注１】使用日の1ヶ月前から3週間前までの使用申請については以下の項目がすべて満たされた場合のみ使用できます。
- 申請後、会館が定める日及び時間に、催し物の内容についての舞台打ち合わせができる場合。
- 舞台技術者を必要としない催し物、もしくは、催し物を円滑に進行するために必要な舞台技術者（映写技師を含む）を、主催者（使用者）が手配できる場合。
- 催し物内容の打ち合わせによって、会館が安全かつ円滑に催し物を行うことができると判断したとき。
【注２】会議等で会館技術者等との打ち合わせを必要としない場合は、当日の使用申請によるご使用もできます。
【注３】定期使用の場合の区分
第１区分…4月〜7月 第2区分…8月〜11月 第3区分…12月〜3月
各区分の最初の月の2ヶ月前までに「使用許可申請書」を提出します。希望の日時が重複した場合は使用者会議などにより調整します。
使用申込の期日を過ぎた後は、空き状況によりますが定期的にご使用いただくことも可能です。
※会館ホームページの仮申込みフォーム、電話、FAXにより仮申込みをすることができます。
仮申込みの有効期間は２週間です。２週間以内に使用許可申請書をご提出いただき、正式な申請となります。
使用申請の受付
- 受付場所
下呂交流会館サービスセンター - 受付開始日（月の初日）の受付時間と受付方法
午前9時から正午まで受付を行い、希望の日程が重複した場合は抽選を行います。翌日以降は先着順受付となります。
受付開始日が休館日に当たるときは、その翌日とします。 - 通常（月の初日以外）の受付時間と受付方法
月の初日以外の受付は、開館日午前9時から午後9時まで、先着順に受け付けます。
使用申請の方法
- 使用施設及び催しの規模によって、受付期間が異なりますので、本ページ（使用申請の手引き）「受付期間」をご確認ください。
- 「使用許可申請書」に、使用日時、使用施設、使用内容等を具体的に記入し、ご提出ください。
- 初めて会館を使用される団体および個人の方は、会社概要・免許証等をご持参ください。
- 使用許可書が発行される以前に催し物を広告、宣伝することはできません。
- 舞台技術者との打ち合わせが必要な催し物については、電話、FAX、郵送による受付はお受けできません。ただし、ホールやアリーナ等の空き状況について電話によるお問い合わせは可能です。
- 市の行事及び本会館の主催事業等のため、使用できない日がありますのでご了承ください。
使用取り消し
下呂交流会館設置条例及び管理運営規則に違反すると認められる場合は「使用中止命令書」を発行し、会館側にてすべての使用施設のキャンセル処理を行います。
損害賠償の責任
使用者がその責に帰すべき理由により使用の許可を取り消され、または使用を中止されたために損害が生じても会館は一切の責任を負いません。
使用取消申請及び使用変更申請
使用者が許可の内容を変更しようとするとき、または使用の取り消しをする場合は、｢使用許可変更（取消）申請書｣に｢使用許可書｣を添えて手続きを行ってください。この場合、既に納めていただいた使用料は以下の条件のとおり、その一部または全額を還付いたします。
| 取消の届出時期 | ホール | その他施設 | 備品等 |
|---|---|---|---|
| 使用日の2ヶ月前まで | 全額 | 全額 | 全額 |
| 使用日の2ヶ月前から1ヵ月前まで | 50％ | 全額 | 全額 |
| 使用日の1ヶ月前から8日前まで | 25％ | 50％ | 全額 |
| 使用日の8日前から前日まで | 還付しない | 25％ | 全額 |
| 使用日の当日 | 還付しない | 還付しない | 全額 |
※ 料金を前納されていない場合は、規定料金より上記返還額を差し引いたキャンセル料金をいただきます。またキャンセルの連絡がなかった場合は、規定料金をキャンセル料金としていただきます。
※使用料の還付は「使用料還付請求書」により請求していただき、口座振込みにより行います。
使用を許可出来ない場合
下記の事項について、該当すると認められた場合は施設の使用はできません。
- 公の秩序又は善良な風俗に反するおそれがあると認められたとき。
- 会館等をき損し、又は滅失するおそれがあると認められたとき。
- 集団的又は常習的に暴力的不法行為を行うおそれがある組織又は個人と認められたとき。
- 連鎖販売取引その他の取引に関して消費者の苦情が生じるおそれのある商品、物品などの展示、販売、契約又は勧誘を行うことを目的としたもの。
- 他の使用者及び周辺住民に対し、著しく迷惑がかかるおそれがある場合。
- 原則として、プレイルームのみを使用する場合。
- ホール内で飲食を伴うもの。
- 会館の定める収容人数を超えるおそれのあるとき。（ホール：820人、アリーナ：3,200人）
- その他会館が適当でないと認めるとき。
使用許可の取消し等
使用の許可を受けたあとであっても、次のような場合には許可の取り消し、又は使用を中止させることがあります。
- 本ページ「使用を許可できない場合」のいずれかに該当するとき。
- 正当な理由なしに会館の指定する期日までに使用料を納付しないとき。
- 使用の権利を譲渡、転貸した事実があったとき。
- 申請内容に虚偽の事実があったとき。
- 条例・規則等に違反したとき。
- 「使用の手引き」内の「1.使用の条件」に違反したとき。
- 災害その他不可抗力により、会館が使用できなくなったとき。
- その他管理上、特に必要が生じたとき。
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